En 2026, el control horario en España debe ser 100 % digital, inmutable, trazable y accesible en remoto por la Inspección de Trabajo. Para empresas y departamentos de RR. HH., la vía más segura para cumplir estos requisitos es implantar un software de control horario homologable, ya que no solo permite cumplir la normativa, sino también aportar seguridad jurídica y control real de la jornada laboral.
Requisitos de una app de registro horario para que cumpla la normativa 2026
1. Integridad y trazabilidad (clave legal)
El eje central de la normativa es la inmutabilidad del registro: si un sistema permite editar horas sin trazabilidad, no es válido en 2026.
- Datos inalterables: una vez registrado un fichaje, no puede modificarse sin dejar rastro.
- Historial de cambios (audit log): cualquier corrección debe reflejar quién la hizo, cuándo y qué valor se modificó.
- Identificación inequívoca: cada trabajador debe fichar con un método personal (usuario, PIN, tarjeta o credencial digital).
2. Accesibilidad total de los registros
La ley exige acceso inmediato y remoto a los datos de jornada:
- Trabajadores: consulta y descarga de sus registros sin intermediarios.
- Representantes legales: acceso para verificación colectiva.
- Inspección de Trabajo: visualización o descarga inmediata, presencial o en remoto.
3. Registro detallado de la jornada (minuto a minuto)
Debe registrar:
- Hora exacta de inicio y fin de jornada.
- Pausas y descansos no computables como tiempo efectivo.
- Horas extraordinarias: diferenciadas, justificadas y documentadas (pago o compensación).
4. Conservación, seguridad y protección de datos
La empresa es responsable de la custodia de la información:
- Conservación mínima: 4 años.
- RGPD: datos cifrados y alojados en servidores seguros (preferentemente en la UE).
- Geolocalización: solo puntual, en el momento del fichaje.
- Biometría: no recomendada salvo casos excepcionales (criterio AEPD y EDPB).
5. Formato obligatorio: solo digital (novedad 2026)
- Papel y Excel quedan descartados: no garantizan inmutabilidad.
- Riesgo sancionador: la falta o manipulación del registro puede conllevar multas orientativas de 1.001 € a 10.000 € por trabajador afectado.
Análisis de aplicaciones homologables y grado de cumplimiento normativo
Kronjop
Suite de RRHH española homologada y de bajo coste, especializada en garantizar el cumplimiento estricto de la normativa laboral.
- Nivel de cumplimiento: Alto. Cumple requisitos legales estrictos.
- Puntos fuertes: registros inmutables, logs de auditoría, informes automáticos, geolocalización puntual e IA predictiva para cumplimiento legal.
EJornada (Cegid Microdata)
Solución diseñada especialmente para que las pymes gestionen el registro de jornada y cumplan la normativa mediante sistemas flexibles de fichaje.
- Nivel de cumplimiento: Alto.
- Puntos fuertes: integración con MsNómina, gestión de incidencias, vacaciones y ausencias.
- Ideal para: pymes con estructura de RR. HH. o asesoría laboral.
Contasimple
Plataforma para autónomos que unifica facturación, contabilidad e impuestos, incluyendo un módulo de registro horario digital sencillo para cumplir la normativa.
- Nivel de cumplimiento: Básico / funcional.
- Puntos fuertes: todo en uno, fácil de usar, bajo coste.
- Limitación: menor profundidad en trazabilidad avanzada.
Tabla comparativa rápida
| Software | Enfoque | Trazabilidad | Integración | Perfil recomendado |
|---|
| Kronjop | Gestión integral | Alta | Asesoría legal + IA + facturación + Nóminas | Todo tipo de empresas |
| EJornada | RR. HH. + Nómina | Alta | MsNómina | Pymes con gestión interna |
| Contasimple | Sencillo | Media | Facturación e impuestos | Autónomos y microempresas |
Conclusión
En 2026 el cumplimiento del registro de jornada ya no admite soluciones improvisadas. El uso de papel o Excel supone un riesgo legal directo, al no garantizar inmutabilidad, trazabilidad ni acceso inmediato a los datos.
Ante este escenario, la elección de un software de control horario homologable debe hacerse en función del nivel de exigencia legal y de la operativa de cada empresa:
- Para necesidades básicas y presupuestos ajustados, Contasimple puede cubrir el mínimo legal en entornos muy simples.
- Si la prioridad es la integración con nóminas y procesos de RR. HH., EJornada ofrece una solución sólida y contrastada.
- Cuando el foco está en la seguridad jurídica, la auditoría de registros y el cumplimiento estricto, Kronjop se posiciona como una alternativa especializada y orientada a 2026.
Recomendación final: implantar cuanto antes un software de control horario homologable y digital es la única forma de reducir el riesgo sancionador y asegurar un control real y verificable de la jornada laboral.
