Conoce tus derechos y obligaciones:
Guía sobre el registro de jornada
El Ministerio de Trabajo y Economía Social prepara una nueva normativa que hará obligatorio el registro horario digital en todas las empresas españolas a partir de 2026. Este cambio busca sustituir los sistemas manuales o en papel por herramientas digitales más seguras, trazables y accesibles tanto para las empresas como para los trabajadores y la Inspección de Trabajo.
La medida responde a la necesidad de garantizar transparencia, prevenir fraudes en las horas extra y mejorar el control del tiempo de trabajo. En esta guía encontrarás qué implica la nueva obligación, a quién afecta, qué excepciones contempla y cómo adaptarte para cumplir con la ley antes de su entrada en vigor.
El Gobierno prevé que la obligación entre en vigor a lo largo de 2026, una vez finalice el periodo de consulta con sindicatos y organizaciones empresariales. Aunque la fecha exacta dependerá de la aprobación del texto final, el Ministerio ya ha adelantado que las empresas dispondrán de un periodo transitorio de adaptación para implantar los sistemas digitales homologados.
Durante esa fase, las compañías deberán sustituir progresivamente los registros manuales o en Excel por plataformas digitales que garanticen inmutabilidad, trazabilidad y conservación segura de los datos durante al menos cuatro años. El objetivo es que todas las empresas estén plenamente digitalizadas antes de 2027.
La nueva normativa refuerza el deber de registrar toda la jornada laboral, incluidas entradas, salidas, pausas y descansos. Cada trabajador deberá fichar con los medios facilitados por la empresa, y esta será responsable de conservar y custodiar los registros.
Las empresas deberán implantar un sistema de control horario digital homologado que garantice:
También estarán obligadas a informar a la plantilla sobre el funcionamiento del sistema y la gestión de los datos personales según el RGPD y la LOPDGDD.
Los autónomos que cuenten con trabajadores a su cargo estarán igualmente obligados a registrar la jornada. La normativa no hace distinciones por tamaño ni forma jurídica, de modo que el registro horario digital será exigible incluso en microempresas o negocios con un solo empleado.
La ley reconoce que no todos los sectores pueden aplicar el control horario de la misma forma. Por ello, contempla ajustes y modalidades específicas para colectivos con particularidades laborales.
El personal de alta dirección suele tener autonomía sobre su horario, pero no queda automáticamente exento. Solo quienes tengan un contrato bajo el Real Decreto 1382/1985, y cuyo puesto implique plena disponibilidad, podrán quedar fuera, previa documentación y acuerdo formal.
Los trabajadores móviles deberán registrar el inicio y fin de su jornada mediante dispositivos digitales o aplicaciones móviles geolocalizadas, adaptadas a la normativa sobre tiempos de conducción y descanso.
En hospitales y centros de salud, el registro deberá incluir turnos, guardias y disponibilidades. Las comunidades autónomas podrán establecer requisitos específicos para los servicios públicos de salud.
El control horario se aplicará de forma simplificada, priorizando el registro digital voluntario o el acuerdo mutuo entre empleador y empleado.
La jornada en el deporte se regula por convenios y calendarios específicos, pero el registro horario digital deberá reflejar entrenamientos, partidos y desplazamientos, siempre que exista relación laboral.
Los convenios podrán desarrollar sistemas complementarios de registro o adaptar la frecuencia del fichaje según la actividad. Sin embargo, no podrán suprimir la obligación general.
El registro horario digital obligatorio afectará a todas las personas con relación laboral, independientemente de su categoría, tipo de contrato o modalidad de trabajo.
Incluye contratos indefinidos, temporales, a tiempo completo o parcial, así como contratos en prácticas o de formación, conforme al Estatuto de los Trabajadores.
Se aplica tanto a trabajo presencial como remoto o híbrido. En teletrabajo, el sistema deberá registrar las horas reales sin vulnerar la intimidad del empleado (por ejemplo, sin geolocalización permanente).
Desde personal operativo hasta directivos intermedios, todos deberán registrar su jornada. Solo la alta dirección con régimen especial podrá quedar excluida.
Personal excluido por normativa o acuerdo
Los altos directivos con autonomía total sobre su horario podrán quedar exentos, siempre que su contrato lo especifique expresamente y exista documentación que acredite su condición.
Algunos colectivos, como empleados del hogar, artistas o deportistas, se rigen por normativa propia que puede modificar la forma de registrar la jornada.
Determinados perfiles comerciales o técnicos con plena libertad para organizar su tiempo podrán acogerse a un régimen de confianza, siempre que exista un acuerdo por escrito.
En algunos puestos o modalidades, el control horario no se exime, se adapta: un registro digital flexible que asegure trazabilidad y respete la privacidad. Estos son los casos más habituales.
El registro deberá adaptarse al teletrabajo, priorizando aplicaciones digitales seguras y sistemas no invasivos (sin seguimiento constante ni cámaras).
Podrán usar sistemas que registren inicio y fin del trabajo efectivo, sin necesidad de control horario estricto, siempre que haya trazabilidad y validación por parte del empleador.
Si el convenio o contrato permite ajustar el horario dentro de un rango, el registro deberá reflejar los tramos elegidos por el trabajador, garantizando que la jornada total se cumple.
Existen ciertos casos en los que la ley no exige llevar un registro horario, por no existir relación laboral o por la naturaleza independiente de la actividad.
Los trabajadores por cuenta propia sin plantilla quedan completamente fuera del ámbito de aplicación.
Cuando su actividad no derive de un contrato laboral, no existe obligación de registro.
En empresas familiares, el registro no será obligatorio si no existe una relación laboral reconocida.
El incumplimiento de la obligación de registrar la jornada o de conservar los registros será considerado una infracción laboral grave, según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
Las sanciones pueden oscilar entre 626 y 6.250 euros según la gravedad y el número de trabajadores afectados. En casos de reincidencia, las multas pueden incrementarse y derivar en procedimientos judiciales.
La Inspección de Trabajo podrá requerir los registros en formato digital y verificar su trazabilidad. Si detecta incumplimientos, puede ordenar la regularización inmediata y abrir expediente sancionador.
El registro horario digital obligatorio supone un paso decisivo hacia la digitalización de las relaciones laborales en España. Más que una carga administrativa, es una oportunidad para mejorar la transparencia, optimizar la gestión del tiempo y reducir conflictos internos.
Anticiparse a la entrada en vigor de la ley permitirá a las empresas adaptarse sin prisas, evitar sanciones y fortalecer su cultura de cumplimiento. El futuro del control horario será digital, trazable y transparente: cuanto antes se adopte, más fácil será convertirlo en una ventaja competitiva.
Sí. La empresa debe comunicar claramente a los trabajadores el sistema de registro horario implantado, su funcionamiento y los criterios de aplicación. Esta obligación forma parte del deber de información y transparencia.